Wszyscy doświadczyliśmy problemów związanych z zarządzaniem czasem w pracy. Budzisz się z nadzieją i optymizmem – nie tylko dotrzymasz wszystkich terminów, ale także pójdziesz na siłownię i przygotujesz zdrowy domowy posiłek. A wtedy…
Wtedy dzieje się życie. Wychodzisz późno, trafiasz w korki i docierasz do biurka sfrustrowany światem. Siadając, by w końcu znokautować ten projekt, z którym zwlekałeś od tygodni, zdajesz sobie sprawę, że masz spotkania do południa – i tak, spóźniłeś się już na pierwsze. W końcu wychodzisz z ostatniego spotkania i zaczynasz brodzić przez e-maile, gdy zostaniesz wciągnięty na spotkanie z wiceprezesem. Ma dla ciebie prośbę z ostatniej chwili. „To powinno zająć tylko godzinę” – mówi. Raczej trzy.
Dobra wiadomość jest taka, że istnieją sposoby na odzyskanie tych pozornie nieuchwytnych straconych godzin w ciągu dnia. Chodzi o osobiste zarządzanie czasem – zarządzaj swoim czasem zamiast pozwalać mu sobą zarządzać. Na dobry początek mamy 3 wskazówki dotyczące zarządzania czasem w pracy.
1. Dowiedz się, jak obecnie spędzasz czas.
Jeśli masz zamiar zoptymalizować swoje osobiste zarządzanie czasem, musisz najpierw dowiedzieć się, co z nim robisz. Spróbuj sumiennie rejestrować swój czas przez tydzień, śledząc codzienne czynności. Ten audyt pomoże Ci:
- Określić, ile możesz osiągnąć w ciągu jednego dnia.
- Zidentyfikować straty czasu.
- Skoncentrować się na działaniach, które zapewniają największe zyski.
Podczas przeprowadzania tego audytu czasu stanie się całkiem jasne, ile czasu poświęcasz na nieproduktywne myśli, rozmowy i czynności.
Zyskasz dokładniejsze wyobrażenie, jak długo zajmują Ci określone typy zadań (co będzie bardzo pomocne przy stosowaniu późniejszych wskazówek). To ćwiczenie może również pomóc w określeniu pory dnia, kiedy jesteś najbardziej produktywny – w ten sposób wiesz, kiedy pracować nad projektami wymagającymi największej koncentracji i kreatywności.
2. Stwórz dzienny harmonogram – i trzymaj się go.
Ten krok jest absolutnie niezbędny, aby nauczyć się zarządzać czasem pracy. Nie próbuj nawet zaczynać dnia bez zorganizowanej listy rzeczy do zrobienia. Zanim wyjdziesz z pracy na cały dzień, utwórz listę najpilniejszych zadań na następny dzień. Ten krok umożliwia rozpoczęcie pracy zaraz po przybyciu do biura.
Umieszczenie wszystkiego na papierze zapobiegnie leżeniu w nocy, przerzucaniu i przewracaniu zadań przez mózg. Zamiast tego twoja podświadomość zaczyna pracować nad twoimi planami, gdy śpisz, co oznacza, że możesz obudzić się rano z nowym wglądem w dzień roboczy.
Jeśli nie możesz tego zrobić dzień wcześniej, pamiętaj, aby sporządzić listę z samego rana. Przekonasz się, że czas spędzony na tworzeniu jasnego planu to nic w porównaniu z czasem, który stracisz na przeskakiwanie między zadaniami, gdy nie masz takiego planu.
3. Mądrze ustalaj priorytety.
Podczas porządkowania listy rzeczy do zrobienia ustalenie priorytetów jest kluczem do skutecznego zarządzania czasem w pracy. Zacznij od wyeliminowania zadań, których nie powinieneś wykonywać w pierwszej kolejności. Następnie zidentyfikuj trzy lub cztery najważniejsze zadania i wykonaj je jako pierwsze – w ten sposób upewnisz się, że wykonałeś najważniejsze.
Oceń swoją listę rzeczy do zrobienia i upewnij się, że zorganizowałeś ją pod kątem ważności zadania, a nie jego pilności. Ważne obowiązki wspierają osiąganie twoich celów, podczas gdy pilne obowiązki wymagają natychmiastowej uwagi i są związane z osiąganiem czyichś celów. Zwykle pozwalamy dominować temu, co pilne, kiedy naprawdę powinniśmy skupić się na działaniach wspierających nasze cele biznesowe.
Aby uniknąć tej pułapki, skorzystaj z jednej ze wskazówek dotyczących zarządzania czasem w pracy, które można znaleźć w książce Stephena Coveya First Things First. Oferuje macierz zarządzania czasem, znaną jako macierz Eisenhowera, jako narzędzie organizacyjne do ustalania priorytetów zadań w oparciu o te koncepcje ważnych i pilnych.
Oto bliższe spojrzenie na każdy z kwadrantów:
- Ważne i pilne: te zadania mają pilne terminy i są bardzo ważne – wykonaj je od razu.
- Ważne, ale niepilne: te elementy są ważne, ale nie wymagają natychmiastowych działań i powinny obejmować długoterminowe strategie rozwoju. Staraj się spędzać większość czasu w tym kwadrancie.
- Pilne, ale nieważne: te zadania są pilne, ale nie są ważne. Zminimalizuj, deleguj lub wyeliminuj je, ponieważ nie mają wpływu na wynik. Zwykle są to rozproszenia, które mogą wynikać ze złego planowania innych.
- Niepilne i nieważne: te działania mają niewielką wartość, jeśli w ogóle, i powinny być eliminowane w jak największym stopniu.
Oto przegląd rodzajów aktywności mieszczących się w każdym kwadrancie. Spróbuj utworzyć własną macierz zarządzania czasem i wstawić elementy z listy rzeczy do zrobienia i codziennych czynności, aby ocenić, jak obecnie spędzasz czas.
